EBYS Birimi
 Görev Tanımı Formu

Üst Birim

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

Birim

Destek Hizmetleri Müdürlüğü

Alt Birim

EBYS Birimi

  1. Bağlı olduğu müdürlüğün temel yetki, görev ve sorumlulukları kapsamında görevini yürütür,
  2. Üniversitenin tüm yazışmalarında kullanılan EBYS’nin kullanıcılar tarafından sorunsuz çalışmasını sağlanmaktadır,
  3. EBYS sistem yönetimi ile alakalı (kullanıcı işlemleri, hesapları, yetki grupları, erişim hakları, rol işlemleri, kurum haberleri, sistem ayarları, iş akışları gibi) işlemler sistem yöneticileri tarafından gerçekleştirilmektedir,
  4. EBYS işleyişinde karşılaşılan sorunlar çözülmekte, çözülemeyen problemlerde firma ile iletişim kurularak ortak çözüm üretilmektedir,
  5. EBYS’nin işleyişiyle ilgili birimlerden telefon, e-posta, bireysel yüz yüze gelen talepler, EBYS Sistem Yöneticileri tarafından değerlendirilerek tüm idari ve akademik personelin EBYS işlemleri gerçekleştirilmektedir,
  6. EBYS üzerinde “Kullanıcı Hesapları” ile ilgili her türlü “Kullanıcı İşlemleri” sistem yöneticileri tarafından gerçekleştirilmektedir. EBYS’ye yeni kullanıcı tanımlaması yapılmakta, birim değişikliği, birimden, görevden, kurumdan ayrılma gibi durumlarda EBYS kullanıcı tanımlama ve iptal işlemi yapılmaktadır,
  7. EBYS kullanıcılarının kullanımla ilgili (evrak hazırlama, evrak sevki, evrak arama, ara yüzle ilgili değişikliklerde, vb.) karşılaştığı sorunlar için telefonla ya da kullanıcılar geldiğinde birebir destek verilmektedir,
  8. EBYS’nin işleyişiyle ilgili gelen öneriler, talepler, şikâyetler incelenerek, öngörülen değişiklikler hizmet alınan firmaya iletilerek, gerekli çalışmalarla sistemin geliştirilmesi ve güncellenmesi sağlanmaktadır,
  9. Yeni birim kurulması, birimlerin birleştirilmesi, birim kapanması gibi durumlar EBYS’ye yansıtılmaktadır,
  10. Birimlerden EBYS ile ilgili gelen eğitim talepleri değerlendirilerek ve gerekli eğitimler verilmektedir,
  11. Elektronik imza ile ilgili gelen talepler alınmakta, gerekli işlemler yapılarak TÜBİTAK’a iletilmektedir,
  12. Elektronik imzası gelen kişilere ilk tanımlama, kurulum, şifre alma gibi konularda telefonda ya da geldiklerinde destek verilmektedir,
  13. Elektronik imza kullanıcılarının karşılaştıkları sorunlara telefonda destek verilmektedir, 
  14. TÜBİTAK raporlama sisteminden alınan verilerle elektronik imza durumlarının takibi sağlanmaktadır,
  15. Üniversitemiz tarafından elektronik imza alınan kullanıcı kayıtları tutulmaktadır.