Personel Görev Tanımı ve Nitelikleri

GAZİ ÜNİVERSİTESİ

BİLGİ İŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI

PERSONEL GÖREV TANIMI VE NİTELİKLERİ

 

KASIM 2016               

 

 

TEŞKİLAT ŞEMASI              

 

Bilgi İşlem Daire Başkanı Görev Tanımı

  1. Görev Adı

Bilgi İşlem Daire Başkanı

  1. Görev Kapsamı

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı,  124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yüksek Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamesinin  34.maddesi kapsamında, Genel Sekreterli’ğin kontrol ve koordinesinde,üniversiteye bağlı tüm eğitim-öğretim, yönetim ve idari birimlerinin yürüttükleri hizmet  süreçlerinde,  verimi artırmak amacıyla çağdaş bilişim teknolojilerinin kullanımını sağlamak, bilgisayar alt yapısını oluşturmak, bilgi işlem hizmetlerini düzenli bir şekilde yürütmek, uygulamaları koordine etmek, teknik gelişmeleri takip ederek yeniliklerin üniversitede uygulanmasını sağlamak görev kapsamındadır.

  1. Görev Detayı

    1. Yönetim fonksiyonlarını kullanarak dairenin/bağlı birimlerinin etkin ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak

    2. Bilişim teknolojilerini yakından takip etmek, gereken eğitim ve kurslara katılarak,  üniversitede kullanılan bilişim teknolojilerini yeni gelişmelere sürekli uygunlaştırmak

    3. Görev kapsamına giren tüm birimlerin gereksinimi olan iş-kaynak (personel-zaman vb.) planlamasını yapmak ve bununla ilgili bağlı alt birimlerinden görüş almak.

    4. Ulusal ve uluslararası bilişim  ağları ile iletişim kurmak için gerekli tüm teknik ve idari işlemleri yapmak

    5. Internet ağını tüm fakülte, yüksekokul ve birimlere ulaştırmak için gerekli teknik hizmeti sağlamak

    6. Üniversitede mevcut tüm bilgisayar donanımlarının (bilgisayar, monitör, klavye, printer, plotter, vb.) bakım, onarım hizmetlerini yapmak ve geliştirmek. Bakım anlaşması ile garanti kapsamında bulunan donanımların onarımı veya bakımı için gerekli koordinasyonu sağlamak

    7. Üniversitede kullanılan paket programların veya Bilgi İşlem Daire Başkanlığı'nca yazılmış programların geliştirilmesi için gerekli çalışmalar yapmak, yenilikleri izlemek

    8. Gerek yazılım, gerekse donanım konusunda üniversite dışı kurum ve kuruluşlara hizmet vererek üniversiteye gelir sağlamak

    9. ULAKBİM (Ulusal Akademik Ağ ve Bilgi Merkezi) ile ilgili teknik çalışmalar yapmak, ULAKBİM'de Üniversitemizi teknik açıdan temsil etmek

    10. Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Sicil Yönetmeliği'ne göre sicil amiri olmasından kaynaklanan yetki ve sorumluluklarının gereğini yapmak

    11. Başkanlığa ait her türlü idari yazışmaları yapmak, gelen giden evrak kayıtlarının tutulmasını sağlamak, dosyalama işlemlerini takip etmek

    12. Kendisine bağlı İnternet ve Eğitim Hizmetleri Servisi’nde yürütülen, Web Tasarım, Multivizyon Hazırlama, Uzaktan Eğitim ve Destek Hizmetleri ile bu hizmetlerin yapılması, yürütülmesi, kontrol ve koordinesini sağlamak

    13. Görev alanına giren konularda gerektiğinde karar-destek unsuru olarak üst yönetime bilgilendirme, görüş ve önerilerde bulunmak

    14. Görev alanı ile ilgili Genel Sekreterlikçe verilecek diğer görevleri yapmak

    15. Kalite politikasının ve kalite hedeflerinin Bilgi İşlem Dairesi içerisinde iletilmesini, anlaşılmasını ve benimsenmesini sağlamak/sağlattırmak

  2. Görevde Aranan Nitelikler

    1. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre atanmış olmak

    2. Lisans mezunu olmak

    3. Bilişim / Yazılım / Donanım teknolojileri konularında bilgi, deneyim ve/veya  sertifikasyon sahibi olmak

  3. Sorumluluk

    1. Genel Sekreter’e birinci derecede sorumludur.  

 

Bilgi İşlem Şube Müdürü Görev Tanımı

  1. Görev Adı

Bilgi İşlem Şube Müdürü

  1. Görev Kapsamı

Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü, 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yüksek Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamesinin 34.maddesi kapsamında kurulan Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’nın kontrol ve koordinesinde, üniversiteye bağlı tüm eğitim-öğretim, yönetim ve idari birimlerinin yürüttükleri hizmet süreçlerinde, verimi artırmak amacıyla çağdaş bilişim teknolojilerinin kullanımını sağlamak, gereksinim duyulan bilgisayar programlarını, yazılım ve otomasyon çözümlerini üretmek veya temin etmek yoluyla bilişim desteği sunmak  görev kapsamındadır.

  1. Görev Detayı

    1. Yönetim fonksiyonlarını kullanarak şubenin/bağlı birimlerinin  etkin ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak.

    2. Çağdaş bilişim olanaklarının üniversite genelinde etkin, verimli ve yaygın olarak kullanılabilmesi için,

      1. Bilişim teknolojilerini yakından takip etmek, gereken eğitim ve kurslara katılarak, üniversitede kullanılan bilişim teknolojilerini yeni gelişmelere sürekli uygunlaştırmak.

      2. Görev kapsamına giren tüm birimlerin gereksinimi olan veya olabilecek yazılım/otomasyon çözümlerini belirlemek ve iş-kaynak (personel-zaman vb.) planlamasını yaparak, ilgili yazılım geliştirme standartları çerçevesinde üretmek /geliştirmek.

    3. 3.2.2.madde kapsamında üretilemeyen yazılım/program/otomasyonları, dış kuruluşlardan üniversiteye satın alma yoluyla temin etme sürecinde ilgili şartnameleri hazırlamak/hazırlattırmak, satın alma/muayene/kabul vb. komisyonlara görevli vermek.

    4. Üretilen/geliştirilen, program/yazılım/otomasyon çözümlerinin çalıştırılmasını, nitelikli-yaygın kullanımını, servis desteğini ve sürekliliğini sağlamak.

    5. Üretilen farklı uygulama yazılımlarını mümkün olduğunca tek bir kurumsal veritabanı üzerinde birleştirmeye çalışmak. Veritabanı güvenliğini sağlamak amacıyla periyodik yedekleme yaptırmak.

    6. Üretilen bilgisayar yazılım/otomasyon programlarını kullanan son kullanıcılar için gerekli eğitimleri düzenlemek.

    7. Son kullanıcıların ilgili istek ve şikayetlerini geri bildirimler yoluyla alabilecek ve geri bilgilendirilmelerini sağlayacak gerekli iletişim yöntem ve mekanizmalarını kurmak/ geliştirmek, açık tutmak ve sürekli çalıştırmak.

    8. Son kullanıcılardan alınan geri bildirimleri değerlendirecek, çözüm üretecek, düzeltici ve önleyici faaliyetleri planlamak ve sorumlularını belirlemek.

    9. Birim personelinin yerine getirdiği hizmet alanının teknik uzmanlık gerektirmesi nedeniyle uzmanlaşmış kadrolardan oluşmasını sağlamak ve mevcut personelin alanında uzmanlaşması için gerekli eğitimlere/kurslara katılımını sağlamak.

    10. Yeterli personel sayısı bulunduğunda, üst yönetimin de onayıyla, üniversite idari personeline, özellikle yeni işe başlayan personele en az bilgisayar okur-yazarlığı/operatörlüğü/ofis kullanımı seviyesinde hizmet içi eğitimler düzenleyerek çalışan kalitesini artırmak.

    11. Üniversite dışı kurumlardan gelen resmi yazılım talepleri için, yapılabilirlik açısından daire başkanlığına ön değerlendirme raporu vermek, olumlu ise rektörlüğün onayı ile gerekli çalışmaları yapmak, program/yazılım çözümünü üretmek.

    12. Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü’ndeki evrakların dosyalama ve arşivleme işlerini yaptırmak.

    13. Birim personelinin izin planlamasını yapmak.

    14. Görev alanına giren konularda gerektiğinde karar-destek unsuru olarak üst yönetime bilgilendirme, görüş ve önerilerde bulunmak.

    15. Kalite politikasının ve kalite hedeflerinin Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü içerisinde iletilmesini, anlaşılmasını ve benimsenmesini sağlamak/sağlattırmak.

    16. Kalite politikası, kalite hedefleri ve ilgili prosedürler uyarınca, kalite yönetim sisteminin kurulması, geliştirilmesi, uygulanması ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için gerekli çalışmalarda bulunmak, destek sağlamak. Üst yönetimin, Kalite Yönetim Sistemini Gözden Geçirme Toplantılarına (çağırıldığında) katılmak.

  2. Görevde Aranan Nitelikler

    1. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre atanmış olmak.

    2. Lisans mezunu olmak.

    3. Bilişim / Yazılım teknolojileri konularında bilgi, deneyim ve sertifikasyon sahibi olmak.

    4. Proje liderlik vasıflarına sahip olmak.

  3. Sorumluluk

    1. Bilgi İşlem Daire Başkanına birinci derecede sorumludur.

 

Telekomünikasyon Şube Müdürlüğü Görev Tanımı

  1. Görev Kapsamı

Daire Başkanlığımıza bağlı olarak çalışan Üniversitemiz merkez ve yerleşkelerinin santral hizmetleri ile tüm telefon haberleşme ağının bakımı, onarımı ve haberleşmenin aksaksız olarak sürdürülebilirliğini sağlamak, kayıtlarını tutmak, teknolojik gelişmeler ve ihtiyaçlar doğrultusunda iyileştirme proje ve çalışmaları yapmak.

  1. Görev Detayı

    1. Üniversitemiz merkez Kampüs ve Yerleşkelerinde bulunan tüm birimlere santral hizmeti vermek.

    2. Tüm telefon bağlantı hatlarının yapılması, iletişimin işlevsel hale getirilmesi.

    3. Telefon santral ve telefon hattı arızalarının giderilerek etkin çalışmasını sağlamak.

    4. Haberleşme (Telefon, adsl hatlar) altyapısı için ertesi yılın bütçesini hazırlayarak ilgili şubeye iletmek.

    5. Santral ile ilgili yazışmaları yapmak.

    6. Birime ait arşiv işlemlerini tamamlayıp, kullanılan telefon numaralarının, kullanıcı, hat özelliği gibi bilgilerini tutmak.

    7. Bağlı olduğu üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

    8. Daire Başkanlığımıza bağlı olarak çalışan Üniversitemiz merkez ve yerleşkelerinin santral hizmetleri ile tüm telefon haberleşme ağının bakımı, onarımı ve haberleşmenin aksaksız olarak sürdürülebilirliğini sağlamak, kayıtlarını tutmak, teknolojik gelişmeler ve ihtiyaçlar doğrultusunda iyileştirme proje ve çalışmaları yapmak.

    9. Üniversitemiz merkez Kampüs ve Yerleşkelerinde bulunan tüm birimlere santral hizmeti vermek.

    10. Tüm telefon bağlantı hatlarının yapılması, iletişimin işlevsel hale getirilmesi.

    11. Telefon santral ve telefon hattı arızalarının giderilerek etkin çalışmasını sağlamak.

    12. Haberleşme (Telefon, adsl hatlar) altyapısı için ertesi yılın bütçesini hazırlayarak ilgili şubeye iletmek.

    13. Santral ile ilgili yazışmaları yapmak.

    14. Birime ait arşiv işlemlerini tamamlayıp, kullanılan telefon numaralarının, kullanıcı, hat özelliği gibi bilgilerini tutmak.

    15. Bağlı olduğu üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

  2. Görevde Aranan Nitelikler

    1. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre atanmış olmak.
    2. Lisans mezunu olmak.
  3. Sorumluluk

    1. Bilgi İşlem Daire Başkanına birinci derecede sorumludur.

 

Yazılım Geliştirme Uzmanı Görev Tanımı

  1. Görev Adı

Yazılım Geliştirme Uzmanı
 

  1. Görev Kapsamı

Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü’nün kontrol ve koordinesinde, üniversiteye bağlı tüm eğitim-öğretim, yönetim ve idari birimlerinin yürüttükleri hizmet süreçlerinde gereksinim duyulan bilgisayar programlarının,  yazılımların ve otomasyon çözümlerini projelendirmek yoluyla bilişim desteği sunmak görev kapsamındadır.

  1.   Görev Detayı

    1. Yazılımla ilgili kullanıcı ihtiyaçlarını anlamak için süreç sahipleriyle, kullanıcılarla, bölüm yetkilileriyle konuşmak ve birlikte çalışmak

    2. İyileştirme veya otomatize etme amacıyla mevcut süreçleri incelemek

    3. Yazılımla ilgili sistem ihtiyaçlarını anlamak

    4. Yazılımla ilgili tespit edilen kullanıcı ve sistem ihtiyaçlarını dokümante etmek

    5. Yazılımda İhtiyaç duyulan tasarımları gerçekleştirmek

    6. Tasarım dokümanlarını hazırlamak

    7. Analiz ve tasarım dokümanını anlamak ve uygulamak

    8. Uygulama için gerekli kodları yazmak veya düzeltmek

    9. Gerekli teknik dokümanları hazırlamak

    10. Sorumlu olduğu yazılımları test etmek

    11. Gerekli eğitim dokümanlarının hazırlanmasına katkıda bulunmak

    12. Gerekiyorsa son kullanıcılara eğitim verecek olan eğitimcileri eğitmek

 

  1. Görevde Aranan Nitelikler

    1. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre atanmış olmak

    2. Lisans mezunu olmak

    3. Bilişim / Yazılım teknolojileri konularında bilgi, deneyim ve sertifikasyon sahibi olmak

    4. Proje liderlik vasıflarına sahip olmak.

  2. Sorumluluk

    1. Bilgi İşlem Daire Başkanına  ve Bilgi İşlem Şube Müdürüne karşı sorumludur. 

 

Ağ-İşletim Sistemleri Uzmanı Görev Tanımı

  1. Görev Adı

Ağ-İşletim Sistemleri Uzmanı

  1. Görev Kapsamı

Teknik Destek Şube Müdürlüğünün kontrol ve koordinesinde, bilgisayar sistemleri yolu ile elde edilen bilgileri yönetim ve işletme alanlarındaki sorunların çözümü görev kapsamındadır.

  1. Görev Detayı

    1. Üniversitenin genel ağ kurulum ile ilgili gerekli işlemlerin yapılması, mevcut ağ sisteminin uygun çalışmasının sağlanması.

    2. Üniversitenin mevcut ağ sistemi ile ilgili tasarım ve dokümantasyon çalışmalarının yapılması, üniversite içindeki ağ sorunlarına teknik destek verilmesi.

    3. Sistem Yönetimi ve Planlama Servisi sorumluluğunda bulunan tüm sunucuların kurulum, bakım, onarım çalışmalarını yapmak.

    4. Sistem Yönetimi ve Planlama Servisi sorumluluğunda bulunan tüm sunucuların, sistem kontrol ve güvenliğini (sistem yedekleme, zararlı yazılımlardan korunma, sistem enerji ünitelerinin devamlılığı vb.) sağlamak, bununla ilgili yöntemler geliştirmek ve yazılı talimatlarını hazırlatmak.

    5. Periyodik olarak sunucuları ve verilen servisleri kontrol etmek, sorun halinde en kısa sürede müdahale etmek

    6. Görev alanına giren konularda gerektiğinde üst yönetimine bilgilendirme, raporlama görüş ve önerilerde bulunmak.

  1. Görevde Aranan Nitelikler

    1. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre atanmış olmak. (Yeterli personel olmadığı durumda sözleşmeli / geçici personel çalıştırılabilir).

    2. Lisans mezunu olmak.

    3. Bilişim Ağ teknolojileri konusunda bilgi ve/veya sertifikasyon sahibi olmak.

  2. Sorumluluk

    1. Bilgi İşlem Daire Başkanına ve Teknik Destek Şube Müdürüne karşı sorumludur. 

 

Web Tasarım Uzmanı Görev Tanımı

  1. Görev Adı

Web Tasarım Uzmanı

  1. Görev Kapsamı

Gazi Üniversitesi Rektörlüğü ve bağlı birimlerinden gelen web tasarım istek ve hizmetlerinin yerine getirilmesinden web servisleri ve hizmetleri işleyişinin yürütülmesinden sorumludur.

  1. Görev Detayı

    1. Web sayfalarını tasarlamak.

    2. Tasarlanan web sayfalarının güncelliğini korumak, güvenliklerini test etmek ve yayına sunmak.

    3. Birimlerden gelen taleplere göre tasarlanan web sayfalarını güncellemek.

    4. Akademik ve idari birimlere verilen web sayfaları için içerik sorumlusu tanımlamak, şifreleme işlemlerini yapmak ve bu içerik sorumlularına hizmet içi eğitim vermek.

    5. Akademik, idari personele ve birimlere alan adı, web alanı oluşturmak ve ftp adresi tanımlamak.

    6. Akademik ve idari personellere İnteraktif servis modülleri hazırlamak ve bu servislerin kullanımı hakkında eğitim vermek.

  2. Görevde Aranan Nitelikler

    1. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre atanmış olmak.

    2. En az önlisans mezunu olmak.

    3. Web tasarımı, ftp ve benzeri konularda bilgi, deneyim ve sertifikasyon sahibi olmak.

  3. Sorumluluk

    1. Bilgi İşlem Daire Başkanına karşı sorumludur. 

 

Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Görev Tanımı

  1. Görev Adı

Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi

  1. Görev Kapsamı

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’nın taşınırlarını teslim almak, korumak, kullanım yerlerine teslim etmek, kayıtlarını tutmak ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek görev kapsamındadır.

  1.   Görev Detayı

    1. Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.

    2. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek

    3. Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek

    4. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek

    5. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak

    6. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak

    7. Malzeme ihtiyaç planlamasının yapmak

  2. Görevde Aranan Nitelikler

    1. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre atanmış olmak (yeterli personel olmadığı durumda sözleşmeli / geçici personel çalıştırılabilir)

    2. Lise mezunu olmak

    3. Büro yönetimi konusunda bilgi, deneyim ve sertifikasyon sahibi olmak

  3. Sorumluluk

    1. Bilgi İşlem Daire Başkanı’na birinci derecede sorumludur. 

 

Sekreter Görev Tanımı

  1. Görev Adı

Sekreter

  1. Görev Kapsamı

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’nın idari sekretarya işlerini gerekli düzen içerisinde yürütmek görev kapsamındadır.

  1.   Görev Detayı

    1. Bağlı bulunduğu birimin  iç ve dış görüşmelerini düzenleyerek, yetkililerle yapılması gerekli görülen (kişi veya grupların) görüşmelerini, makamın zaman ve iş durumlarını da dikkate alarak planlamak, emre göre görüşmeleri yürütmek

    2. Yöneticinin yazılı ve sözlü direktiflerinin ilgili kişi ve birimlere iletilmesini sağlamak

    3. Büro makinelerini kullanmak

    4. Telefon görüşmelerini idare etmek

    5. Gelen faksları gelen bölüm / kişilere iletmek, gidecek olanları da ilgili yerlere göndermek

    6. Personelin sicil kayıtları ve dosyalarını düzenli bir şekilde tutmak, personel ile ilgili olayları zamanında sicil kayıtlarına geçirmek, dosyalamak, gerektiğinde ilgililere bilgi vermek

    7. İmza ve havale edilen yazı ve dosyalan ilgili birim ve kişilere göndererek izlemek, gerekli olanların giriş-çıkış kayıtlarını tutmak, arşivlemek

    8. Gelen ve giden kargoların işlemlerini ve takibini yapmak ve ilgili birimlere gerekli bilgileri vermek, gerektiğinde kargoların durum bilgisini kontrol etmek

    9. Yöneticinin kırtasiye, demirbaş, temizlik v.b. büro hizmetlerinin yapılmasını sağlamak

    10. Kullandığı ve sorumluluğunda olan cihazların  bakımından sorumlu olmak, gerektiğinde aksaklığın giderilmesini temin etmek

    11. Amirlerince verilecek benzer görevleri yapmak

  2. Görevde Aranan Nitelikler

    1. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre atanmış olmak (yeterli personel olmadığı durumda sözleşmeli / geçici personel çalıştırılabilir)

    2. En az Lise mezunu olmak

    3. Büro yönetimi / sekreterlik konularında bilgi, deneyim ve /veya  sertifikasyon sahibi olmak

  3. Sorumluluk

    1. Bilgi İşlem Daire Başkanı’na birinci derecede  ve  diğer Şube  Müdürlüklerine karşı sorumludur.